X – Persoonsgegevens

 X.1 De informatie verzameld door NATRA, met inbegrip van, maar zonder hiertoe beperkt te zijn, contactgegevens van (vertegenwoordigers en contactpersonen van) de Koper en gegevens vereist voor facturatie, worden zorgvuldig verwerkt in strikte naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en in het bijzonder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (zogenaamde “GDPR”).

X.2 Deze persoonsgegevens worden door NATRA verwerkt om de naleving van toepasselijke wetgeving te verzekeren en omwille van haar gerechtvaardigde business belangen hieronder omschreven.

X.3 De Koper en NATRA worden beiden beschouwd als verwerkingsverantwoordelijken in de context van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming: de Koper als de partij die informatie aan NATRA meedeelt in het kader van de overeenkomst, en NATRA als de partij die de informatie gebruikt.

X.4 De Koper verbindt zich ertoe om diens vertegenwoordigers/contactpersonen of enige andere persoon waarvan persoonsgegevens worden meegedeeld aan NATRA (de “betrokkenen”) te informeren over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het contract, met inbegrip van onder meer:

• de details van de Koper en NATRA als verwerkingsverantwoordelijken in het kader van het contract;
• de doeleinden van de verwerking van de gegevens (zie hieronder);
• de wettelijke gronden voor de verwerking (zie hierboven);
• de mogelijke derden die betrokken (kunnen) zijn bij de uitvoering van de overeenkomst, en die in deze context ook persoonsgegevens kunnen verwerken (i.e. de verwerkers) of ontvangen (i.e. de ontvangers);
• de regels betreffende de termijn gedurende dewelke persoonsgegevens worden verwerkt en/of bewaard;
• de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• de rechten van de betrokkenen betreffende toegang, verbetering, wissing (in geval van een geldige grond hiertoe onder de GDPR), verzet en beperking.

X.5 De persoonsgegevens van (de contactpersonen en vertegenwoordigers van) de Koper zullen enkel verwerkt worden voor de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van verplichtingen opgelegd door wet- en regelgevingen en voor de volgende legitieme zakelijke doeleinden: klantbeheer, orderbeheer, facturatiedoeleinden, informatieverstrekking betreffende producten en diensten, technisch-commerciële informatie, behandelen van vragen, communicatie (enkel om iemand te contacteren), geschillenbeheer, statistieken, toegangscontrole en veiligheid.

X.6 De ontvangers van deze gegevens binnen NATRA zijn  de financiële, logistieke en verkoopsafdelingen en dit op een strikte need-to-know basis. NATRA geeft geen persoonsgegevens door aan ontvangers die zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) waarvan de wetgeving niet dezelfde graad van gegevensbescherming biedt.

X.7 Als algemene regel zal NATRA de persoonsgegevens bewaren gedurende een periode van 10 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie. De gegevens zullen niet gebruikt worden voor automatische besluitvorming.

X.8 De (contactpersonen en vertegenwoordigers van de) Koper heeft het recht om [afdeling] van NATRA te contacteren (e-mail adres en telefoonnummer) indien hij/zij:

• toegang wil tot zijn/haar persoonsgegevens die worden bijgehouden door NATRA of deze wil verbeteren of wissen;
• de verwerking en de doorgifte van zijn/haar persoonsgegevens wil beperken;
• zich hiertegen wil verzetten, waarop NATRA de verwerking zal stopzetten tenzij zij prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking heeft.

X.9 Indien u van oordeel bent dat NATRA de wetgeving inzake gegevensbescherming geschonden heeft, kan u een klacht indien bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit.

X – Personal data

X.1 The information collected by NATRA, including, without limitation, contact details of (representatives and contact persons at) the Purchaser  and data required for invoicing, are carefully processed in strict compliance with applicable data protection laws, in particular the European General Data Protection Regulation 2016/679 of 27 April 2016 (so-called “GDPR”).

X.2 These personal data are processed by NATRA  in order to ensure compliance with applicable laws and in its legitimate business interests described below.

X.3 Both the Purchaser and NATRA are considered as data controllers in the context of the applicable data protection legislation: the Purchaser as the party disclosing the information to NATRA in the framework of the agreement, and NATRA as the party using the information.

X.4 The Purchaser undertakes to inform its representatives/contact persons or any other person whose personal data are provided to NATRA (the “data subjects”) about the data processing in the framework of the agreement, including among others:

• the details of the Purchaser and NATRA as data controllers in the context of the agreement;
• the purposes of the processing of the data (see below);
• the legal grounds for the processing (see above);
• the possible third parties who are involved or can be involved in the iperformance of the agreement, and can also process (i.e. the processors) or receive (i.e. the recipients) personal data in this context;
• the rules concerning the duration of the period during which personal data will be processed and/or stored;
• the possibility to lodge a complaint with the Data Protection Authority;
• the rights of the data subjects concerning access, rectification, erasure (in case of valid ground thereto under the GDPR), objection and restriction.

X.5 The personal data of (the contact persons and representatives of) the Purchaser will only be processed for the performance of the agreement, for complying with obligations imposed by laws and regulations and for the following legitimate business reasons: customer management, order management, invoicing purposes, the provision of information about products and services, technical-commercial information, dealing with enquiries, communication (merely to contact someone), dispute management, statistics, access control and security.

X.6 The recipients of such data within NATRA are the finance, logistics and sales departments and this on a strict need-to-know basis. NATRA will not transfer any personal data to recipients which are located in countries outside the European Economic Area (EEA) whose laws may not provide the same level of data protection.

X.7 As a general rule, NATRA will hold the personal data during a period of 10 years as of the end of the contractual relationship. The data will not be used for automated decision making.

X.8 The (contact person and representative of the) Purchaser has the right to contact Natra’s _______ department (e-mail address and telephone number) if it wants to:

X.9 If you feel that NATRA has violated the data protection legislation, you may file a complaint with the relevant Data Protection Authority.

X – Données à caractère personnel

 X.1 Les informations collectées par NATRA, qui comprennent, mais ne se limitent pas, aux données de contact (des représentants et personnes de contact- de l’Acheteur et des données requises pour la facturation, sont soigneusement traitées dans le strict respect de la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et en particulier au Règlement général sur la protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).

X.2 Ces données à caractère personnel sont traitées par NATRA en vue d’assurer le respect de la législation applicable et en raison de ses intérêts commerciaux légitimes décrits ci-dessous.

X.3 L’Acheteur et NATRA sont tous deux considérés comme des responsables conjoints de traitement dans le contexte de la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel: l’Acheteur en tant que partie qui fournit les informations à NATRA dans le cadre du contrat, et NATRA comme la partie qui utilise les informations.

X.4 L’Acheteur s’engage à informer ses représentants/personnes de contact ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont communiquées à NATRA (“l’intéressé”) du traitement des données à caractère personnel dans le cadre du contrat, incluant entre autres :

• les détails de l’Acheteur et NATRA entant que responsables conjoints du traitement dans le cadre du contrat;
• les finalités du traitement des données (voir ci-dessous);
• les bases légales du traitement (voir ci-dessus);
• les possibles tiers (éventuellement) concernés par l’exécution du contrat, et qui dans ce contexte peuvent également traiter des données à caractère personnel (soit les sous-traitants) ou les recevoir (soit les destinataires);
• les périodes pendant lesquelles les données à caractère personnel seront traitées et/ou conservées;
• la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données;
• les droits des personnes concernées en ce qui concerne l’accès, la rectification, l’effacement (en cas de base valide pour ce faire sur la base du RGPD), d’objection et de limitation.

X.5 Les données à caractère personnel des (personnes de contact et des représentants) de l’Acheteur seront seulement traitées en vue de l’exécution du contrat, le respect des obligations imposées par la loi et les règlements et pour les finalités commerciales légitimes suivantes : la gestion des clients, les gestion des commandes, des finalités de facturation, la fourniture d’informations en ce qui concerne les produits et les services, l’information technico-commerciale, le traitement des demandes, la communication (seulement en vue de contacter quelqu’un), la gestion des différends, les statistiques, le contrôle des accès et la sécurité.

X.6 Les destinataires de ces données au sein de NATRA sont  les départements finances, logistique et vente et ce, sur une base stricte de need-to-know. NATRA ne donne aucune donnée à caractère personnel à des destinataires qui se situent dans des pays en dehors de l’Espace Economique européen (EEE) dans lesquels la législation n’offre pas le même degré de protection des données à caractère personnel.

X.7 En règle générale, NATRA conservera les données à caractère personnel pendant une période de 10 ans à partir de la fin des relations contractuelles. Les données ne seront pas utilisées à des fins de prise de décision automatisées.

X.8 (Les représentant et personnes de contact de ) l’Acheteur a/ont le droit de contacter un [département] de NATRA (adresse e-mail et numéro de téléphone si il(s):

• veu(len)t accéder à ses/leurs données à caractère personnel qui sont conservées par NATRA ou si ils veulent les corriger ou les effacer;
• veu(len)t limiter le traitement et la transmission de ses/leurs données à caractère personnel;
• s’opposer au traitement, auquel cas NATRA mettra fin au traitement, à moins que ne prévalent des raisons légitimes impérieuses pour le traitement..

X.9 Si vous êtes convaincu que NATRA a violé la législation en matière de protection des données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.